Der Markt für öffentliche Aufträge in Kroatien übersteigt 14,3 Milliarden Euro pro Jahr, doch komplizierte Verwaltung bremst kleinere Unternehmen. Zwei Ingenieure der FER haben das KI-Agentensystem TOP entwickelt, das die Bedingungen angleichen soll.
Obwohl der kroatische Markt für öffentliche Aufträge offiziell für alle zugänglich ist, ist er in der Realität von hohen administrativen Hürden geprägt, die große Akteure begünstigen. Es handelt sich um einen Sektor, der jährlich mehr als 14,3 Milliarden Euro generiert, was über 20 Prozent des heimischen BIP entspricht. Obwohl kleine und mittlere Unternehmen zahlenmäßig 61 Prozent der Aufträge gewinnen, entfällt wertmäßig weniger als die Hälfte des gesamten Kuchens auf sie. Gleichzeitig häufen sich im System tausende abgelehnte Angebote, meist aufgrund formaler Mängel und nicht wegen fehlender Fachkompetenz.
Eine Lösung für dieses Problem versucht TOP zu bieten, kurz für Tender Operating Platform, ein kroatisches KI-Agentensystem, hinter dem junge Ingenieure der Fakultät für Elektrotechnik und Informatik stehen: Jakov Sikirić und Sven Barac. "Als ich sah, wie viele Unternehmen Ausschreibungen verpassen, nicht weil sie nicht qualifiziert sind, sondern weil sie nicht einmal wussten, dass die Ausschreibung existiert. Die Situation ist so, dass auf einen sehr großen Prozentsatz der Ausschreibungen nur sehr wenige Bieter bieten, oft sogar nur einer", erklärte Sikirić gegenüber Financije.hr.
Obwohl die Vorschriften für alle gleich sind, unterscheidet sich die tatsächliche Teilnahmemöglichkeit drastisch. Während Konzerne über Abteilungen verfügen, die sich ausschließlich mit Ausschreibungen befassen, fällt diese Last in kleineren Unternehmen meist auf eine Einzelperson, die sie neben ihren Hauptaufgaben bewältigt. "Es ist wichtig, zunächst zu definieren, was es bedeutet, dass öffentliche Aufträge schwer zugänglich sind. Formal sind öffentliche Aufträge für alle zugänglich, die die Bedingungen erfüllen. In der Praxis gibt es jedoch ein großes ‚Aber'", betont Barac.
Das Haupthindernis liegt gerade in den operativen Kapazitäten. Jemand muss kontinuierlich Veröffentlichungen scannen, umfangreiche Dokumentationen studieren, geforderte Bedingungen verifizieren, Referenzen sammeln und zahlreiche Fristen im Blick behalten. Barac erläutert, dass sich bei kleinen Unternehmern dieser gesamte Prozess oft auf eine Person reduziert, die neben der regulären Arbeit mit Bürokratie, Informationsflut und dem Mangel an digitalen Hilfsmitteln kämpft, die ihre Arbeit wirklich erleichtern würden.
Die Statistik, die zeigt, dass kleinere Unternehmen viele Aufträge, aber mit geringem Volumen erhalten, zeugt nicht von ihrer mangelnden Wettbewerbsfähigkeit. Sie weist auf Schwierigkeiten beim Eintritt in anspruchsvollere Verfahren hin. Barac erklärt, dass sich der größere Marktwert in komplexeren Beschaffungen konzentriert, die mehr Referenzen, finanzielle Stabilität, Garantien, Rechtsberater, Erfahrung und größere operative Ressourcen erfordern. Sikirić fügt hinzu, dass ein Unternehmen mit hervorragendem Produkt und Referenzen bereits vor der Qualitätsbewertung eliminiert werden kann, wenn es eine Änderung in der Dokumentation übersieht, einen falschen Nachweis einreicht, eine Frist für die Sicherheitsleistung versäumt oder das Angebot nicht an die vorgeschriebenen Kriterien anpasst.
Die Ambition von TOP ist es nicht, nur eine weitere Ausschreibungssuchmaschine zu sein. Die Plattform ist darauf ausgelegt, das Unternehmen durch alle Phasen zu führen: von der Identifizierung der Gelegenheit über die Analyse der Anforderungen, die Erstellung von Checklisten, die Überwachung von Fristen, die Organisation des Teams bis hin zur Bewertung der Bereitschaft zur Bewerbung. Sikirić betont den Unterschied zwischen einem Werkzeug, das nur Informationen liefert, und einem, das die Arbeitsweise verändert. Wenn das System automatisch über eine Ausschreibung informiert, die Frist in den Kalender einträgt und ermöglicht, dass die Vorbereitung der Unterlagen Wochen im Voraus beginnt, ist es keine gelegentliche Hilfe mehr, sondern wird zu einer Stütze im Geschäftsbetrieb.
Besonders bedeutsam ist die Funktion des institutionellen Gedächtnisses. Die Plattform speichert die Historie der Bewerbungen, Zertifikate, Referenzen und Lebensläufe. Sikirić hält dies vielleicht für die wichtigste Eigenschaft für kleine Unternehmer. Während große Unternehmen über spezialisierte Teams verfügen, die Wissen teilen, bedeutet bei kleinen der Weggang einer sachkundigen Person einen dauerhaften Verlust dieses Wissens. Ein System, das sich alle früheren Aktivitäten merkt, wird unabhängig von Einzelpersonen.
Im Bereich der öffentlichen Aufträge, wo selbst der kleinste Fehler den Verlust eines Auftrags bedeuten kann, kann ein Algorithmus keine Verantwortung übernehmen. Deshalb ist TOP nach dem Prinzip "Human-in-the-loop" konzipiert. Sikirić betont, dass dies kein Kompromiss, sondern eine bewusste Entscheidung ist. Künstliche Intelligenz organisiert, warnt und schlägt vor, aber jede wesentliche Entscheidung bleibt in den Händen des Nutzers. Rechtliche und finanzielle Konsequenzen können nicht auf Software übertragen werden, aber die gesamte Last, die der Entscheidung vorausgeht, kann es.
Einer der entscheidenden Vorteile von KI ist ihre Unermüdlichkeit. Sikirić erklärt, dass es für die Maschine egal ist, ob sie das erste oder das fünfzigste Dokument analysiert; ihre Konzentration lässt nicht nach und sie überspringt keine Punkte in Eile. Wenn der Nutzer sie sogar 15 Mal um eine Begründung der Schlussfolgerung bittet, zeigt sie jedes Mal, aus welchen Daten diese hervorgegangen ist. Obwohl die Diskussion über die Anfälligkeit für Fehler legitim ist, glaubt Sikirić, dass die eigentliche Frage ist, ob ein Unternehmen die Kapazität hat, jedem Dokument jedes Mal volle Aufmerksamkeit zu widmen, und die Antwort ist meistens nein.
Barac betrachtet öffentliche Aufträge als ein komplexes Datenproblem, das Suche, Verarbeitung natürlicher Sprache, Informationsextraktion, Klassifizierung von Bedingungen, Risikobewertung und Analyse historischer Daten umfasst. Genau deshalb ist TOP nicht als einfacher Chatbot konzipiert, sondern als Agentensystem. Während ein generisches Werkzeug eine Frage zu einem Dokument beantworten kann, versucht TOP zu verstehen, was dieses Dokument für ein bestimmtes Unternehmen in einer konkreten Ausschreibung und zu einem bestimmten Zeitpunkt des Prozesses bedeutet. Das ist, wie Barac beschreibt, der Wandel von Software, die Informationen anzeigt, hin zu Software, die bei der Führung des Geschäfts hilft.
Eine wichtige Funktion des Systems ist auch die Hilfe für Unternehmen, rechtzeitig von Ausschreibungen Abstand zu nehmen, die nicht für sie geeignet sind. Sikirić merkt an, dass Unternehmen nicht nur Zeit für Bewerbungen aufwenden, die sie einreichen, sondern auch für solche, bei denen sie nach mehrstündiger oder mehrtägiger Analyse feststellen, dass sie keinen Sinn ergeben. Wenn das System die Referenzen und Kapazitäten des Unternehmens kennt, kann es viel früher auf eine Diskrepanz mit den Anforderungen hinweisen.
Zusätzlich bietet die Plattform Einblicke in die Marktanalyse. Es ist möglich zu sehen, wer bei einem bestimmten Auftraggeber dominiert, zu welchen Preisen Verträge abgeschlossen werden, wer regelmäßig als Konkurrenz auftritt und wo dieselben Akteure wiederkehren. Sikirić betont, dass es nicht dasselbe ist, ob sich ein Unternehmen auf eine Ausschreibung eines Auftraggebers bewirbt, der ständig mit demselben Lieferanten zusammenarbeitet, oder auf ein Verfahren mit häufigem Wechsel der Bieter. Die Analytik hilft so, Fragen zu beantworten, die zuvor von der Erfahrung Einzelner abhingen: Gibt es eine realistische Chance, wer ist der Hauptkonkurrent, welche Preise waren erfolgreich und wie offen ist der Auftraggeber für neue Angebote. Wie Sikirić abschließend bemerkt, ist ein Datum, das existiert, aber niemand Zeit hat, es zu finden, zu verknüpfen und zu interpretieren, in der Praxis nicht für alle gleichermaßen nützlich.
Es stellt sich die Frage, ob KI den Markt wirklich öffnen kann oder nur den Vorteil der Großen vergrößern wird. Barac gibt zu, dass dies eine reale Gefahr ist. Wenn neue Werkzeuge nur von denen genutzt werden, die bereits über geordnete Daten und ausgearbeitete Prozesse verfügen, wird Technologie zu einem Verstärker bestehender Vorteile, was große Unternehmen noch schneller und besser informiert macht. Wenn KI jedoch darauf ausgerichtet ist, Unternehmen zu helfen, erstmals Referenzen zu strukturieren, Bedingungen zu verstehen und Chancen zu erkennen, kann sie den Unterschied verringern. Barac betont, dass Technologie an sich weder gerecht noch ungerecht ist, sondern die Logik verstärkt, nach der sie gebaut wurde.
TOP befindet sich derzeit in der frühen Zugriffsphase und ist kostenlos verfügbar. Sikirić erklärt, dass dies kein Marketingtrick ist, sondern der Bedarf an Rückmeldungen, die für sie wertvoller sind als jede interne Überlegung. Sie führen zahlreiche Gespräche mit Nutzern, um zu erfahren, was sie im täglichen Geschäft wirklich brauchen. Barac schließt, dass der Kunde nicht Architektur, Modell oder Code bezahlt, sondern die Lösung eines konkreten Problems. Und das Problem ist, wie Sikirić zusammenfasst, klar: Das System der öffentlichen Aufträge ist chaotisch und verwirrend, und ihr Ziel ist es, es transparenter und zugänglicher für alle zu machen.
